Fiche ressource – Accompagnement à la mise en place d’options de coûts simplifiés (OCS)

Présentation

Les Options de Coûts Simplifiés (dites « OCS ») sont des mécanismes instaurés par la Commission européenne pour simplifier la gestion des fonds européens. Leur objectif est de faciliter la gestion des fonds européens en permettant aux bénéficiaires de calculer les coûts sans justifier chaque dépense réelle, réduisant ainsi la charge administrative.

Progressivement déployées depuis 2007, les OCS sont désormais largement utilisées dans les programmes 2021-2027 pour simplifier les procédures de contrôle et améliorer l’efficacité des fonds européens.

Les types d’OCS

On identifie 3 formats d’OCS :

• Coûts unitaires : Un montant fixe est attribué pour chaque unité d’activité réalisée, indépendamment des coûts réels engagés.

Exemple : un coût unitaire pour la rénovation énergétique d’un logement. Une fois le coût unitaire défini, il s’agit de justifier combien de logements ont été rénovés, mais plus de fournir chaque facture des travaux entrepris.

• Montants forfaitaires : Un montant global est alloué pour couvrir un ensemble défini de coûts, sans distinction entre les différents types de dépenses. Cela simplifie la gestion en évitant le détail des coûts individuels.​

Exemple : un montant forfaitaire pour l’organisation d’un événement. Le bénéficiaire doit alors justifier que l’événement a bien eu lieu, mais ne trace plus chaque dépense comme les frais de location de salle, de déplacement, de matériel, les frais de personnel associés, etc.

• Taux forfaitaires : Un pourcentage est appliqué à une catégorie spécifique de coûts, généralement les coûts directs éligibles, pour estimer les coûts indirects associés.

Exemple : un taux forfaitaire de 7 % des coûts directs pour couvrir des coûts indirects (tels que les frais généraux du bâtiment, des fonctions supports comme le secrétariat, du matériel etc… qui sont difficiles à justifier directement liés au projet soutenu).

Les avantages des OCS

Les OCS présentent plusieurs avantages majeurs :​

• Simplification administrative : En remplaçant la justification détaillée des dépenses par des calculs forfaitaires, elles allègent la charge administrative des bénéficiaires et des autorités de gestion.​
• Réduction des erreurs : Les projets utilisant des OCS sont moins sujets aux erreurs, ce qui diminue le taux d’erreur global dans la gestion des fonds européens.
• Prévisibilité financière : Les bénéficiaires peuvent mieux planifier leurs budgets, car les montants financés sont basés sur des taux ou montants fixes.

A Teritéo, nous sommes convaincus de la plus-value du déploiement de ce type d’outils pour faciliter le déploiement des fonds européens au service de nos territoires et passer plus de temps sur les effets concrets des projets que sur leurs procédures administratives.

Nous sommes d’avis que les OCS constituent un enjeu d’avenir pour l’évolution des pratiques des gestionnaires, autant que des porteurs de projets et depuis 2018 notre équipe développe une expertise de référence sur cette piste de simplification.

Quelques chiffres clés

Ces dernières années, Teritéo a réalisé plusieurs types de prestations autour de cet outil :

Production du guide 2021-2027 des options de coûts simplifiés (ANCT – Agence nationale de la cohésion des territoires) à retrouver ici : Guide Options de coûts simplifiés fonds européens 2021-2027
16 dispositifs d’OCS développés sur tous les types de fonds gérés par des autorités régionales (FEDER, FSE+, FEADER, Interreg)
+ de 625 millions d’euros de dépenses éligibles couvertes par des dispositifs OCS accompagnés par Teritéo
Précurseur des approches basées sur la performance (tel que le financement non lié aux coûts, dit « FNLC »)

Nos interventions en lien avec les OCS

Pour en savoir plus sur le type d’OCS qui peuvent être élaborés « sur-mesure » pour un programme européen, consultez les missions réalisées par notre équipe :

• Appui à l’élaboration d’options de coûts simplifiés dans le cadre de la période de programmation 2021-2027 FEDER-FSE+ FTJ Massif des Alpes et FEADER pour la Région SUD Provence-Alpes-Côte d’Azur
• Appui à la définition d’OCS pour le FEDER, le FSE+, le FEADER et le FEDER-CTE pour la Collectivité Territoriale de Guyane
• Elaboration d’OCS frais de personnels pour le programme régional FEDER-FSE+ et le programme Interreg France-Suisse 2021-2027 pour la Région Bourgogne-Franche-Comté
• Elaboration d’options de coûts simplifiés (OCS) sur les dépenses de personnel dans le cadre de la période de programmation 2023-2027 PSN – FEADER pour la Région Nouvelle-Aquitaine
• Elaboration d’une OCS « frais de personnel » pour le programme de coopération Interreg Rhin Supérieur pour la Région Grand Est
• Assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) pour l’accompagnement de la Région Ile-de-France dans la définition des Options de Coûts Simplifiés applicables pour l’attribution des fonds structurels (FESI) 2014-2020

Et par ailleurs, notre équipe se mobilise également sur des aspects de formation liés à ces outils :

• 1 session d’1,5 jours de formation dédiée aux OCS dans le cadre du plan de formation de la Région Ile-de-France
• 1 lot « Pack Expert » de 3 jours dans le cadre du marché national de formation aux fonds européens piloté par l’Agence Nationale de la Cohésion des Territoires (ANCT) dans lequel 1,5 jours de formation sont consacrés aux OCS, leur déploiement et leur conception